Model registru deplasări
Registru intern în care se înregistrează, în ordine cronologică, deplasările efectuate de o persoană sau de o echipă: data, scopul, traseul, mijlocul de transport, ora plecării și a sosirii, durata și observațiile. Servește la evidența activității și la susținerea deconturilor de transport.
Acest model nu a fost încă verificat de o persoană pentru acuratețe juridică sau fiscală. Verificați reglementările aplicabile situației dumneavoastră înainte de a-l folosi.
Previzualizare
Lista completă a câmpurilor și instrucțiunile de completare sunt mai jos, în text.
Descarcă documentul
Alegeți formatul: Word dacă vreți să completați pe calculator, PDF dacă vreți să tipăriți și să completați de mână. Conținutul este identic.
Pentru accesul fără cont se aplică o limită tehnică orientativă de descărcare. Limita poate afecta utilizatori conectați prin aceeași rețea.
Fișierele descărcate nu conțin watermark, blur sau branding.
Descărcarea nu cere cont pentru primul document. Pentru acces extins este nevoie de un cont gratuit (fără date personale suplimentare: doar adresă de e-mail și parolă).
Pentru cine este acest model
Firme, cabinete, asociații și organizații care vor o evidență a deplasărilor echipei, persoane responsabile de raportarea activității pe proiecte și salariați care trebuie să documenteze deplasările făcute în interes de serviciu.
Când poate fi folosit
- Când aveți nevoie de o evidență centralizată a deplasărilor echipei pe o perioadă, indiferent dacă deplasarea s-a făcut cu mașina, cu trenul ori cu transportul în comun.
- Când pregătiți decontul cheltuielilor de transport și trebuie să arătați ce deplasări au avut loc, când și în ce scop.
- Când raportați activitatea către un partener sau un finanțator de proiect și trebuie să justificați numărul de deplasări din perioadă.
- Când mai multe persoane se deplasează în numele aceleiași unități și nimeni nu ține o evidență unitară a acestor deplasări.
Când nu este suficient
- Nu ține loc de foaie de parcurs: kilometrajul, consumul de combustibil și traseul pe kilometri ai unui vehicul se urmăresc în documentul dedicat.
- Nu ține loc de ordin de deplasare sau de aprobare prealabilă, dacă procedura internă a unității cere o astfel de aprobare.
- Nu acordă și nu calculează drepturi bănești: indemnizațiile și condițiile de delegare se stabilesc prin contract, regulament intern și reglementările aplicabile.
- Nu justifică singur nicio cheltuială: fără documentele justificative (bilete, bonuri, facturi), registrul rămâne o simplă evidență internă.
Ce câmpuri conține documentul
Toate câmpurile sunt goale, gata de completat. În fișierul Word, fiecare câmp este marcat printr-o paranteză pătrată (de exemplu „[NUME ȘI PRENUME]"), pe care o înlocuiți cu datele dumneavoastră. În PDF, câmpurile apar ca linii punctate, pentru completare de mână.
- Unitatea sau compartimentul obligatoriu — denumirea angajatorului ori a structurii pentru care se ține registrul
- Perioada de referință obligatoriu — luna, trimestrul sau intervalul acoperit de registru
- Numărul documentului obligatoriu — numerotare internă, pentru arhivare
- Persoana care ține registrul obligatoriu — numele complet și funcția
- Rândurile de deplasare obligatoriu — câte un rând pentru fiecare deplasare: data, persoana, scopul, traseul, mijlocul de transport, durata
- Sinteza pe mijloace de transport — totalul deplasărilor pe autoturism, transport în comun, tren, avion ori alte mijloace
- Mențiuni privind deplasările care au necesitat aprobare scrisă — dacă procedura internă o cere
- Data întocmirii și semnăturile — cine a întocmit și cine a verificat registrul
Cum se completează
- Completați antetul o singură dată, la începutul perioadei: unitatea, perioada de referință, numărul documentului și persoana care ține evidența.
- Înregistrați fiecare deplasare în ziua în care are loc, pe un rând nou, în ordine cronologică.
- Scrieți traseul ca „localitatea de plecare – destinație”, nu doar destinația, pentru ca deplasarea să poată fi verificată ulterior.
- Notați scopul în termeni concreți: livrare de marfă, întâlnire cu un client, depunere de documente, verificare la un furnizor.
- Completați ora plecării și ora sosirii, apoi calculați durata; pentru deplasările de o zi întreagă scrieți durata efectivă.
- Dacă spațiul din tabel se termină, continuați pe o filă suplimentară numerotată și atașați-o la registru.
- La finalul perioadei completați sinteza pe mijloace de transport și semnați la rubricile de întocmit și verificat.
Greșeli frecvente
- Registrul este completat retroactiv, la finalul lunii, cu date și ore aproximative.
- Traseul este scris doar ca destinație („la Cluj”), fără localitatea de plecare și fără ore, așa că deplasarea nu poate fi urmărită.
- Scopul este formulat generic („treabă”, „diverse”), ceea ce nu ajută la justificarea deplasării.
- Rândurile pentru deplasările efectiv realizate rămân goale, ca să nu se complice evidența.
- Se folosește același registru și pentru kilometrajul autovehiculului, deși pentru asta este nevoie de foaia de parcurs.
- Durata nu este calculată nicăieri, deși ora plecării și ora sosirii sunt trecute.
- Registrul nu este semnat de persoana care l-a întocmit ori de cea care l-a verificat, așa că nu se poate ști cine răspunde de datele din el.
Word sau PDF: ce aleg
Fișierele descărcate nu conțin watermark, blur sau branding.
Surse de verificat
Modelul este orientativ. Înainte de a-l folosi, verificați textele în vigoare și procedura aplicabilă situației dumneavoastră:
- Codul muncii (Legea nr. 53/2003) — condițiile delegării și modul de suportare a cheltuielilor de transport, pentru situațiile în care registrul susține decontarea deplasărilor
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015) — regimul documentelor justificative pentru cheltuielile de transport, aplicabil perioadei de referință a registrului
- Inspecția Muncii — materialele informative privind evidențele interne care pot fi solicitate de angajator și modul de organizare a acestora
- Procedura internă a unității privind deplasările, aprobarea și decontarea lor — cine aprobă deplasările, ce documente se anexează și dacă registrul se ține într-un format anume ori se verifică lunar
Metodologia de lucru și lista completă a surselor: pagina de surse.
Documente similare
Model foaie de parcurs
Foaie de parcurs pentru evidența traseelor, a kilometrajului și a consumului unui autovehicul.
Model ordin de deplasare
Document intern prin care se dispune deplasarea unui salariat, cu scopul, perioada și locul deplasării.
Model decont transport
Decont pentru cheltuielile de transport efectuate în interes de serviciu, cu documentele justificative anexate.
Disclaimer
Documentele sunt modele orientative, oferite gratuit, fără personalizare. Nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă și nu garantează acceptarea de către destinatar. Utilizatorul este responsabil pentru verificarea, completarea și utilizarea documentului.
Ați găsit o problemă la acest document? Raportați-o — fără date personale, doar descrierea problemei.